Politique de confidentialité

Comment lire cette politique

Trois situations, trois parties. Lisez celle qui vous concerne, puis les sections communes à la fin.

• A. Vous visitez welcomestella.com ou une page carrière : DIGIT'ALL SERVICES est responsable du traitement.
• B. Vous avez un compte sur app.welcomestella.com (recruteur) : DIGIT'ALL SERVICES est responsable du traitement.
• C. Vous êtes candidat : l'organisation qui recrute est responsable du traitement, et DIGIT'ALL SERVICES est son sous-traitant.

Responsable du traitement pour les parties A et B : DIGIT'ALL SERVICES, SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), 10 rue des Rosiers, 44700 Orvault, France, RCS Nantes 983 212 382. Contact pour vos données : contact@welcomestella.com. Aucun délégué à la protection des données n'est désigné.

A. Vous visitez le site ou une page carrière

Cette partie concerne les personnes qui consultent welcomestella.com, une page carrière hébergée par WelcomeStella ou l'écran de connexion de l'application, sans être connectées. Pour ces traitements, DIGIT'ALL SERVICES est responsable du traitement.

Ce que nous traitons quand vous naviguez

Afficher une page suppose de recevoir votre requête : adresse IP, type de navigateur, page demandée, date et heure. Ces données techniques transitent par Cloudflare, qui sert le site vitrine et protège l'application contre les attaques, puis par notre serveur. Elles servent uniquement à acheminer les pages et à assurer la sécurité du service.

Base légale : notre intérêt légitime à faire fonctionner et à protéger le service. Nous comptons seulement le nombre de vues de chaque page carrière et de chaque offre, par jour, sans aucune donnée personnelle (ni adresse IP, ni identifiant, ni cookie ; les robots sont exclus) ; ce total est montré à l'organisation. Nous ne déposons aucun traceur publicitaire et nous n'avons aucun formulaire de contact sur le site vitrine : pour nous écrire, vous utilisez votre propre messagerie.

Ce que nous ne faisons pas

• Aucun outil de mesure d'audience tiers, aucun pixel, aucun réseau publicitaire : le seul compteur est le nombre de vues par page et par jour décrit ci-dessus.
• Les polices de caractères sont servies par nos propres serveurs : votre navigateur ne contacte pas Google Fonts.
• Sur une page carrière, une vidéo YouTube ou Vimeo n'est chargée qu'après votre clic ; YouTube est appelé dans son mode sans cookie de suivi (youtube-nocookie.com). Les liens vers les réseaux sociaux de l'organisation sont de simples liens : rien n'est chargé depuis ces réseaux tant que vous ne cliquez pas.
• Les journaux techniques de notre serveur ne contiennent pas de données personnelles volontairement : des tailles, des durées et des identifiants techniques, jamais un nom, une adresse ou un nom de fichier.

Si vous postulez

Dès que vous remplissez un formulaire de candidature, vos données sont traitées pour le compte de l'organisation qui recrute : la partie C, « Vous êtes candidat », vous concerne.

Pour limiter les abus sur le formulaire de candidature et sur l'espace « Mes données » (demandes et essais de code), nous comptons les envois par adresse IP pendant une heure. L'adresse IP elle-même n'est jamais enregistrée : seul un condensé salé l'est, qui ne permet pas de la retrouver. Un champ invisible piège les robots, et un délai minimal signé empêche les envois instantanés. Si le captcha Cloudflare Turnstile est activé (ce n'est pas le cas aujourd'hui), Cloudflare vérifie votre navigateur le temps de ce contrôle.

Combien de temps nous les gardons

• Condensé de l'adresse IP : la fenêtre d'une heure des compteurs (formulaire de candidature et espace « Mes données »), puis il n'a plus de valeur et est effacé par les passages suivants.
• Données de connexion traitées par Cloudflare : selon les durées de ce prestataire, qui agit pour notre compte (voir le tableau des sous-traitants).

Vos droits de visiteur

Vous pouvez accéder aux données techniques qui vous concernent, les faire rectifier ou effacer, en demander la limitation et vous opposer à ce traitement fondé sur notre intérêt légitime, en écrivant à contact@welcomestella.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).

B. Vous avez un compte (recruteur)

Cette partie concerne les personnes qui ouvrent un compte sur app.welcomestella.com et travaillent dans une organisation cliente. Pour ces données, DIGIT'ALL SERVICES est responsable du traitement.

Les données de votre compte

Pourquoi nous traitons vos données

• Fournir le service à votre organisation et à vous : exécution du contrat (conditions générales d'utilisation).
• Sécuriser les comptes et tracer les actions sur les candidatures : notre intérêt légitime, et celui de votre organisation, qui doit pouvoir rendre compte de ce qu'elle fait des candidatures.
• Google Agenda et Meet : votre consentement, donné en reliant votre compte, retirable à tout moment depuis Mon compte (« Déconnecter ») ou depuis les réglages de sécurité de votre compte Google.
• Vous écrire au sujet du service (incident, changement important, réponse à une demande) : exécution du contrat. Nous n'envoyons pas de prospection commerciale à nos utilisateurs sans leur accord.

Qui voit vos données

• Les autres membres de votre organisation : votre nom, votre fonction et vos actions dans le journal d'activité, selon leurs droits.
• Les candidats : votre nom et votre fonction, quand ils signent un e-mail que vous leur envoyez ou une invitation à un entretien.
• Nos sous-traitants, pour ce qui est nécessaire à leur mission (voir le tableau « Nos sous-traitants ») : DIGIT'ALL SERVICES ne vend ni ne loue aucune donnée.

Combien de temps nous gardons vos données

• Votre compte et votre profil : jusqu'à votre demande de suppression à contact@welcomestella.com, traitée à la main. Quitter une organisation, ou en être retiré, ne supprime pas votre compte : il peut rejoindre une autre organisation. À la fin du contrat de l'organisation, ses données sont supprimées ou restituées dans les conditions de l'accord de sous-traitance ; les comptes de ses membres sont supprimés sur demande.
• Journal d'activité : pendant la durée du contrat de l'organisation. Les événements qui concernaient un candidat effacé sont réécrits sans aucune donnée personnelle du candidat.
• Traces des e-mails de compte : 30 jours, puis suppression automatique.
• Jeton Google Agenda : jusqu'à ce que vous déconnectiez votre agenda, ou que Google révoque l'autorisation.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les faire corriger, les faire effacer, en demander la limitation, vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime et recevoir vos données dans un format lisible. Dans Mon compte, vous changez vous-même votre nom, votre fonction et votre mot de passe, et vous déconnectez Google Agenda.

Pour tout le reste — y compris changer votre adresse e-mail ou supprimer votre compte, qui ne se font pas encore en libre-service — écrivez à contact@welcomestella.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).

C. Vous êtes candidat

Quand vous postulez sur une page carrière, répondez à un e-mail, passez un test ou réservez un entretien, vos données sont traitées par l'organisation qui recrute : c'est elle qui est responsable du traitement. DIGIT'ALL SERVICES, éditeur de WelcomeStella, agit comme sous-traitant : nous hébergeons et faisons fonctionner l'outil, sur ses instructions, et nous n'utilisons jamais votre dossier pour notre propre compte.

Pour toute question sur votre candidature ou sur l'usage que l'organisation fait de vos données, adressez-vous d'abord à elle. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande et nous vous le confirmons.

Les données de votre dossier

Si un recruteur vous a ajouté sans que vous ayez postulé en ligne (import d'un fichier, d'un tableau ou d'un CV reçu par ailleurs), c'est à l'organisation de vous en informer : l'accord de sous-traitance et nos conditions générales l'y obligent.

Pourquoi l'organisation traite vos données

• Étudier votre candidature et vous répondre : ces données sont nécessaires à l'examen de votre candidature, que vous avez vous-même engagée (mesures précontractuelles prises à votre demande). Sans elles, l'organisation ne peut ni l'examiner ni vous répondre : ce traitement n'est donc pas présenté comme une case à cocher.
• Vous proposer d'autres postes (vivier) : uniquement avec votre consentement, donné par une case facultative, décochée par défaut. Le refuser ne change rien à votre candidature, et vous pouvez revenir dessus à tout moment.
• Aider le recruteur à lire votre dossier par une analyse automatique (IA) : intérêt légitime de l'organisation, avec, pour vous, le droit de refuser cette analyse et celui de demander un réexamen humain. L'IA ne prend jamais de décision (voir la section « L'intelligence artificielle »).
• Vous écrire au sujet de votre candidature (accusé de réception, invitation, test, réponse) : exécution de l'examen de votre candidature.
• Présenter votre candidature à un destinataire que l'organisation désigne — son client, quand elle est une agence de recrutement, ou un responsable extérieur à son équipe : c'est l'examen même de votre candidature quand la décision lui revient. Le partage est limité dans son contenu et dans le temps (voir « Qui voit votre dossier »).

Qui voit votre dossier

• Les membres de l'organisation autorisés sur l'offre : ses propriétaires et administrateurs toujours ; ses autres membres selon le réglage de l'organisation (toutes les offres, ou seulement celles où ils participent).
• Si un recruteur a relié son agenda Google, l'événement d'entretien écrit dans son agenda porte la date, l'heure, votre nom, le poste, le mode et le lieu, numéro ou lien de l'entretien — jamais les notes internes ; vous n'y êtes pas inscrit comme participant.
• Le destinataire d'un partage, si l'organisation vous présente à lui : une page en lecture seule de votre dossier — vos prénom, nom et ville, l'offre visée et, selon ce qu'elle a coché, votre CV, votre message et vos réponses au formulaire, les évaluations d'entretien soumises par l'équipe, sans le nom de leur auteur. La page n'affiche pas les coordonnées enregistrées dans votre dossier (adresse e-mail, téléphone) ; mais votre CV, votre message et vos réponses sont transmis tels que vous les avez déposés : s'ils portent vos coordonnées, le destinataire les lit. Jamais l'étape interne, les notes de l'équipe, un motif de rejet ni une analyse par IA. Un partage réunit 20 dossiers au plus, dure 30 jours au plus et ne s'ouvre qu'avec un code envoyé à l'adresse du destinataire ; l'organisation peut le révoquer à tout moment, chaque ouverture est tracée, et votre espace « Mes données » vous dit à qui et quand votre dossier a été partagé. L'organisation reste responsable de ce partage ; le destinataire, de l'usage qu'il fait de ce qu'il a consulté.
• Nos sous-traitants, pour ce qui est nécessaire à leur mission (tableau « Nos sous-traitants »). Personne d'autre : DIGIT'ALL SERVICES ne vend ni ne loue aucune donnée.

Combien de temps votre dossier est conservé

L'organisation règle la durée de conservation de ses dossiers (24 mois par défaut). La durée que vous avez lue au moment de postuler est figée dans votre dossier : un changement de réglage ultérieur ne l'allonge pas.

• Sans votre accord pour le vivier, votre dossier est conservé 6 mois au plus — ou moins si l'organisation a réglé une durée plus courte — à compter de la fin du processus (dernier mouvement de votre dossier), puis supprimé.
• Avec votre accord pour le vivier, il est conservé pendant la durée réglée par l'organisation (24 mois par défaut) à compter du dernier mouvement de votre dossier.
• Une purge automatique tourne chaque nuit et supprime les dossiers arrivés à échéance : fiche, candidatures, notes, CV et fichiers, événements d'agenda ; les e-mails envoyés sont vidés de leur contenu et le journal d'activité est réécrit sans vous nommer. Un dossier dont le recrutement est encore en cours n'est pas effacé à l'aveugle : il est retenu, et l'organisation en est avertie pour le classer.
• Une réponse que vous envoyez par e-mail et que l'outil ne parvient pas à rattacher à un dossier est supprimée après 30 jours.
• Copies de secours : la copie quotidienne des CV est conservée 30 jours, puis supprimée. Un fichier effacé de l'application peut donc subsister dans cette copie, inaccessible en usage courant, pendant ce délai. La base de données est sauvegardée par Supabase, notre hébergeur de base de données, selon le plan souscrit (plan Pro : sauvegarde quotidienne, conservée sept jours).

Vos droits, et comment les exercer

Vous pouvez accéder à vos données, les faire corriger, les faire effacer, en obtenir une copie, vous opposer à leur traitement ou en demander la limitation, retirer votre consentement au vivier et refuser l'analyse par IA. Trois voies, au choix :

• L'espace « Mes données », en libre-service, lié en pied de chaque page carrière et de chaque e-mail que l'organisation vous adresse, tant que sa page carrière est publiée. Sans compte : vous saisissez votre adresse e-mail et recevez un code à six chiffres. Si la page carrière n'est pas publiée, vos droits s'exercent auprès de l'organisation, qui dispose dans l'outil de l'export et de l'effacement complet de votre dossier, ou en écrivant à contact@welcomestella.com.
• L'organisation qui recrute, directement : ses coordonnées figurent sur sa page carrière et dans ses e-mails.
• contact@welcomestella.com : nous transmettons à l'organisation et vous le confirmons. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).

L'espace « Mes données »

Le code envoyé est valable 15 minutes, ne sert qu'une fois et ne supporte que 5 essais ; au plus 3 codes par heure sont envoyés pour une même adresse. La réponse à votre demande est la même que l'adresse corresponde ou non à un dossier : personne ne peut découvrir que vous avez postulé en essayant votre adresse. Le code ouvre une session de 30 minutes. Ni le code ni la session ne sont conservés en clair. Les demandes et les essais de code sont aussi limités par connexion, par un condensé salé de l'adresse IP pendant une heure (voir la partie A).

Depuis cet espace, vous pouvez :

• consulter votre dossier : candidatures et leur avancement (reçue, en cours d'examen, entretien, proposition d'embauche, terminée — jamais le nom interne d'une étape), e-mails échangés, entretiens, tests, analyses par IA ;
• exporter vos données dans un fichier lisible — y compris les notes internes de l'équipe, les étiquettes, les compétences repérées dans votre CV et les propositions de note par IA sur vos tests —, et télécharger votre CV et vos fichiers ;
• retirer votre accord au vivier : la durée de conservation de votre dossier est recalculée aussitôt sur la durée courte ;
• refuser l'analyse par IA, ou l'autoriser de nouveau ;
• demander le réexamen humain d'une décision, avec un message (une demande par candidature et par 24 heures) ;
• faire effacer vos données : l'effacement est immédiat et complet, sauf si une candidature est à l'étape d'embauche — la demande est alors transmise à l'équipe, qui doit y répondre.

Chaque demande faite depuis cet espace est inscrite au journal d'activité de l'organisation (« à la demande du candidat ») et signalée au responsable de l'offre, à défaut au propriétaire du compte.

L'intelligence artificielle

L'organisation peut activer une aide à la lecture des dossiers, fournie par OpenAI. Rien ne part vers ce prestataire sans le geste d'un recruteur : chaque analyse est lancée par une personne, pour un dossier ou pour la pile d'une offre.

• Ce qu'elle lit, pour l'analyse d'un dossier : l'offre, vos réponses au formulaire, votre message et le texte extrait de votre CV. Ni les notes internes de l'équipe, ni l'historique de vos échanges.
• Ce qu'elle produit : un score d'adéquation à l'offre sur 100, un court résumé, des signaux positifs et des points d'attention, chacun citant un élément concret du dossier. Le modèle utilisé et la version de la consigne sont enregistrés avec chaque analyse et visibles dans votre export.
• Critères de l'offre : le recruteur peut fixer jusqu'à 5 critères pour une offre. L'IA donne alors à chacun une note sur 10 et une justification tirée de votre dossier, ou indique que le dossier ne permet pas de se prononcer. Un critère que le recruteur juge indispensable et que le dossier ne démontre pas (rien n'en atteste, ou sa note est inférieure à 5 sur 10) limite le score à 39 sur 100 : c'est une règle fixe du logiciel, appliquée après la réponse de l'IA, et elle n'écarte aucun dossier. Un critère que la loi interdit de retenir (âge, situation familiale, origine…) ne peut pas être fixé. Les critères, leurs notes et leurs justifications figurent dans votre export.
• Tests : si vous répondez à des questions libres d'un test, un recruteur peut demander à l'IA une proposition de note par réponse, avec sa justification. Elle lit alors l'énoncé, le corrigé attendu écrit par le recruteur et votre réponse. Aucune note n'existe sans qu'une personne l'ait validée ; le modèle utilisé est enregistré et figure dans votre export ; votre refus de l'IA s'applique aussi à cette correction.
• Ce qu'elle ne décide pas : rien. Aucune étape n'est franchie, aucun e-mail n'est envoyé, aucun dossier n'est rejeté par l'IA. Elle ne compare pas les candidats entre eux : un classement range des scores obtenus séparément. La décision appartient toujours à une personne, et vous pouvez demander qu'elle réexamine votre dossier. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (article 22 du RGPD).
• La consigne donnée au modèle lui interdit de fonder son évaluation sur l'âge, le sexe, l'origine, l'apparence, l'adresse, la situation familiale, l'état de santé, le handicap, les opinions, la religion ou tout autre critère discriminatoire au sens du droit français. C'est une consigne, pas un filtre technique : si vous constatez un écart, demandez le réexamen humain.
• Vous pouvez refuser : par la case du formulaire de candidature (affichée seulement si l'organisation utilise l'analyse), ou à tout moment depuis l'espace « Mes données ». Votre dossier est alors écarté de toute analyse, sans aucune conséquence sur son examen.
• Chez OpenAI : les demandes sont envoyées par API, sans conservation de la conversation (store: false) et sans utilisation de vos données pour entraîner ses modèles. Ses journaux de contrôle des abus peuvent être conservés jusqu'à 30 jours.
• Garde-fous : l'organisation dispose d'un nombre d'analyses par mois (200 par défaut, 5000 au plus) ; un dossier qui contiendrait une consigne cachée adressée au modèle est signalé au recruteur plutôt que suivi.

Nos sous-traitants

DIGIT'ALL SERVICES s'appuie sur les prestataires suivants. Chacun n'a accès qu'aux données nécessaires à sa mission et agit sur nos instructions. La même liste figure en annexe de l'accord de sous-traitance conclu avec chaque organisation cliente, qui est informée avant tout changement.

Transferts hors de l'Union européenne

L'application, sa base de données et les fichiers déposés sont hébergés dans l'Union européenne. Trois prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne : Postmark (e-mails), OpenAI (analyse par IA, à la demande d'un recruteur) et Cloudflare, Inc. (réseau de diffusion et de protection ; le stockage R2 lui-même est en juridiction européenne). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le Data Privacy Framework.

Google Agenda n'intervient que si un recruteur relie son propre compte Google, depuis Mon compte. L'application demande alors deux accès : écrire, modifier et supprimer les événements d'entretien qu'elle crée dans l'agenda du recruteur (avec un lien Google Meet pour les visios), et lire uniquement les plages occupées de cet agenda pour ne jamais proposer à un candidat un créneau déjà pris. Elle ne lit ni le contenu, ni les participants des autres événements, n'ajoute jamais un candidat comme participant, et ne transmet aucune donnée Google à un tiers. Le jeton d'accès est chiffré en base et supprimé quand le recruteur déconnecte son agenda, ou révoque l'autorisation depuis son compte Google. L'utilisation des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use).

Sécurité

• Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS). La connexion entre l'application et sa base de données est chiffrée et authentifiée par certificat ; sans ce certificat, l'application refuse de démarrer.
• L'identité des utilisateurs est confiée à Supabase Auth : nous ne stockons aucun mot de passe. Une session dont l'adresse e-mail n'est pas confirmée est refusée.
• Les codes d'accès à l'espace « Mes données » et ses sessions ne sont gardés qu'en empreinte (HMAC et SHA-256) ; le code est retiré de la copie conservée de l'e-mail dès l'envoi. Les jetons Google Agenda sont chiffrés en base (AES-256-GCM). L'adresse IP des candidats n'est jamais stockée en clair.
• Chaque organisation ne voit que ses données ; au sein d'une organisation, les droits par offre limitent ce que chaque membre voit et peut faire. Les fichiers déposés sont contrôlés (signature du format) avant d'être rangés dans un stockage privé, servi uniquement par l'application.
• Toute action sur une candidature est inscrite au journal d'activité de l'organisation. L'effacement d'un dossier passe par un chemin unique — suppression manuelle, purge automatique ou demande du candidat — qui efface fichiers, e-mails et traces en une seule fois, tout ou rien.
• Sauvegardes : la base de données est sauvegardée par Supabase, notre hébergeur de base de données, selon le plan souscrit (plan Pro : sauvegarde quotidienne, conservée sept jours) ; les CV font l'objet d'une copie quotidienne, conservée 30 jours. Chaque modification du code est vérifiée par une intégration continue (typage, suites de vérification, build).
• Limites connues : pas de double authentification pour l'instant ; l'antivirus des fichiers (ClamAV) et le captcha (Turnstile) existent mais ne sont pas activés aujourd'hui.

Cookies et stockage local

Nous n'utilisons que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service. Aucun cookie de mesure d'audience, aucun cookie publicitaire, aucun partage avec des tiers : c'est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté. Le site vitrine ne dépose aucun cookie propre ; seul le réseau Cloudflare qui le sert peut poser des cookies de sécurité strictement nécessaires, décrits plus bas. Les pages carrière n'en déposent aucun tant que vous n'ouvrez pas l'espace « Mes données ». Liste exacte de nos cookies :

Le réseau Cloudflare, qui sert le site vitrine et protège l'application, peut déposer ses propres cookies strictement techniques de sécurité (protection contre les robots) ; ils ne servent pas à vous suivre d'un site à l'autre.

Stockage local du navigateur (jamais transmis à nos serveurs) : « welcomestella:navigation-repliee » retient si un recruteur a replié le menu ; « ws-eval-… » garde le brouillon de vos réponses à un test de recrutement pour qu'un rechargement ne les perde pas, et il est effacé à l'envoi. Vous pouvez supprimer ces données depuis les réglages de votre navigateur.

Mineurs

Le service s'adresse à des professionnels. Les pages carrière peuvent être consultées par toute personne en âge de postuler ; nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants de moins de quinze ans. Si vous pensez qu'un enfant nous a transmis des données, écrivez à contact@welcomestella.com : elles seront supprimées.

Modifications de cette politique

La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Quand nous changeons un point important — un nouveau sous-traitant, une nouvelle finalité, une durée — nous le signalons ici et nous en informons les organisations clientes par e-mail, avant que le changement prenne effet lorsqu'il les concerne.

Nous contacter

DIGIT'ALL SERVICES, 10 rue des Rosiers, 44700 Orvault, France. Questions sur vos données : contact@welcomestella.com. Aucun délégué à la protection des données n'est désigné ; cette adresse est lue par la direction.